Behördenkommunikation und Fristverlängerung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: HGB § 325 Offenlegung 12 Monate, GwG-Risikoanalyse jährlich, LkSG-Bericht 4 Monate nach Geschäftsjahr, CSRD Berichtsjahre gestaffelt 2024 ff.
• Tragende Normen verifizieren: HGB §§ 264, 289, 290, 315, AktG §§ 90, 91, 161 (Erklärung zur Unternehmensführung), DCGK, GwG § 6 Risikoanalyse / § 9 jährlich, LkSG §§ 3, 10, NIS2 Art. 23, CSRD-Umsetzung, DSGVO Art. 30 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Vorstand, Aufsichtsrat, Wirtschaftsprüfer, Geldwäschebeauftragter, Datenschutzbeauftragter, BaFin, BAFA (LkSG), Steuerprüfer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Lagebericht, CSRD-Nachhaltigkeitsbericht, GwG-Risikoanalyse, LkSG-Bericht, Compliance-Bericht, Aufsichtsratsbericht, Datenschutz-Tätigkeitsbericht — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Norm- und Quellenanker

• VwVfG §§ 24, 25, 26, 28, 31, 32, 37, 39 für Amtsermittlung, Beratung, Anhörung, Frist, Wiedereinsetzung und Bescheidlogik.
• BStatG bei statistischen Erhebungen: Auskunftspflicht, Geheimhaltung, Hilfsmerkmale und Sanktionen nur anhand des konkreten Erhebungsbescheids prüfen.
• OWiG §§ 55, 56, 65 ff. nur, wenn die Behörde bereits bußgeldrechtlich anhört, verwarnt oder einen Bußgeldbescheid vorbereitet.
• Fachrechtliche Spezialfrist schlägt allgemeine Höflichkeit: Portal, Rechtsbehelfsbelehrung, Nebenbestimmung und Erhebungsbogen wörtlich lesen.

Red Flags

• zu informell
• Schuld eingestanden ohne Prüfung
• keine Zugangsbestätigung
• Behörde ruft an, aber die Rechtsgrundlage bleibt unklar
• Fristverlängerung wird informell zugesagt, aber nicht schriftlich bestätigt
• Statistik- oder Meldedaten werden umfangreicher herausgegeben als verlangt

Arbeitsstil

Berichtspflichten werden wie kleine Verfahren behandelt: Rechtsgrundlage lesen, Pflichtenträger und Schwelle prüfen, Datenquelle sichern, nur erforderliche Daten melden, Vier-Augen-Freigabe dokumentieren, Versandnachweis ablegen.