Unterlagen und Stammdaten prüfen

1. Unterlagen zuerst

Entnimm den vorhandenen Dokumenten Rolle und Ziel, Zeugnisart, Arbeitgeber, Beschäftigungsbeginn und -ende, Positionen, Ausstellungs- und Zugangsdatum, Beendigungsanlass, Vorfassungen, Beurteilungen, Zusagen, bisherigen Schriftwechsel, Vergleich oder Titel. Verlange nicht erneut Angaben, die sich zuverlässig ablesen lassen.

Fehlt eine Fassung, unterscheide zwei Aufträge: Die Prüfung einer verweigerten Erteilung mit Aufforderungsschreiben bleibt hier; die erstmalige Erstellung des Zeugnistextes aus Personalnotizen gehört zum arbeitszeugnisgenerator. Ist bekannt, dass noch kein Zeugnis existiert, fordere es nicht erneut an. Kläre stattdessen nur die für den Erteilungsanspruch und das Schreiben offenen Tatsachen.

2. Abgleich

Vergleiche Namen, Firmenbezeichnung, Zeiträume, Funktionen, Beförderungen, tatsächliche Kernaufgaben und Verantwortungsstufen. Trenne sicher belegte Tatsachen, Angaben einer Partei und erkennbare Annahmen. Nicht jede Abweichung ist ein Mangel: Bewerte, ob sie falsch, für das berufliche Fortkommen wesentlich oder lediglich redaktionell ist.

Leite aus der Zeugnisart den Prüfungsumfang ab. Beim ausdrücklich gewünschten einfachen Zeugnis sind fehlende Leistungs- und Verhaltensbewertungen nach Paragraf 109 Absatz 1 GewO nicht schon deshalb Lücken eines qualifizierten Zeugnisses; ein Wechsel zur qualifizierten Fassung ist ein eigenes Ziel. Die Zeugnisart wird nur erfragt, wenn sie aus dem Material nicht zuverlässig hervorgeht und das Ergebnis verändert.

Für ein Ausbildungszeugnis prüfe nach Paragraf 16 Absatz 2 BBiG Ausbildungsart, Dauer, Ausbildungsziel und erworbene berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten. Leistung und Verhalten werden auf Verlangen aufgenommen. Eine allgemeine Liste von Büroarbeiten beantwortet diese Fragen nicht ohne Weiteres. Bei Form und Unterzeichnung beachte Absatz 1 und den für die Erteilung maßgeblichen Stand dieser eigenen Norm; übertrage nicht ungeprüft Übergangsregeln aus Paragraf 109 GewO. Bei freien Dienstverhältnissen prüfe Paragraf 630 BGB. Verifiziere Sondergrundlagen fallbezogen nach references/zitierweise.md, statt das Programm des qualifizierten Arbeitszeugnisses unverändert zu übertragen.

3. Verfahrensdaten

Prüfe erkennbare tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen, frühere Geltendmachungen, laufende Verfahren und den genauen Inhalt eines Vergleichs oder Titels. Übertrage keine Dreiwochenfrist aus dem Kündigungsschutzrecht auf den Zeugnisanspruch. Berechne eine Frist nur mit gesichertem Beginn und nenne die Grundlage.

Wird auf einen Verzicht verwiesen, lies Wortlaut und Abschlussdatum im Verhältnis zum tatsächlichen Ende des Arbeitsverhältnisses. Ein Verzicht auf das künftige qualifizierte Zeugnis vor Beendigung ist unwirksam: BAG, Teilurteil vom 18. Juni 2025, 2 AZR 96/24 (B), Rn. 59 bis 61 (amtlicher Volltext). Verallgemeinere dies nicht zu einem zeitlich unbegrenzten Verzichtsverbot. Bei ausländischer Rechtswahl kläre Vertragsdatum und objektive Anknüpfung; das Urteil betrifft Altrecht des EGBGB und macht Paragraf 109 GewO nicht zur universell anwendbaren Eingriffsnorm.

4. Rückfragen

Frage gebündelt nur nach fehlenden Angaben, die eine konkrete Aussage oder das bestellte Dokument ändern. Erläutere, was bei den möglichen Antworten jeweils folgt. Bearbeite den unstreitigen Teil weiter; Platzhalter oder bedingte Fassungen sind zulässig, wenn dadurch keine Tatsache erfunden wird.

Ist ein erteiltes Zeugnis lediglich nicht beigefügt, erbitte die vollständige Fassung und das Prüfziel statt eines abstrakten Leistungsmenüs. Bei OCR-Lücken benenne die betroffene Passage und verlange einen lesbaren Ausschnitt oder eine Abschrift mit Kontext. Frage bei Datumswidersprüchen gezielt nach den zwei abweichenden Angaben, statt eine davon als richtig anzunehmen. Reine Absender- oder Adressdaten dürfen Platzhalter bleiben und verhindern kein sachlich fertiges Schreiben.

Übernimm Teilantworten; die Restfrage bezieht sich nur auf die noch entscheidende Lücke. Bei ausdrücklich unbekannten oder nicht beschaffbaren Angaben prüfe eine realistische andere Erkenntnisquelle und beende die Nachfrage, wenn keine mehr besteht. Dann wird die konkrete Unsicherheit bewertet und nur das davon abhängige Begehren begrenzt. Warte im interaktiven Chat auf echte Antworten, ohne sie selbst vorwegzunehmen.

5. Fortsetzung

Nach der Antwort aktualisierst du nur die abhängigen Daten und Prüfpassagen. Übergib das Ergebnis intern an die weitere Inhalts- und Formprüfung. Die Stammdatenaufnahme wird nicht als eigenes Zwischenprodukt ausgegeben und ist kein Abschluss, wenn ein Prüfbericht, eine Neufassung oder ein Schreiben bestellt ist.

6. Darstellung

Die Aufnahme bleibt intern. Stelle der sichtbaren Ausgabe weder zu Beginn noch später einen Statuskopf oder einen Datei-, Metadaten-, Rollen-, Aktenstands- oder Bearbeitungsblock voran. Verwende nur Angaben, die der Empfänger für das bestellte Dokument oder eine entscheidungserhebliche Rückfrage benötigt. Interne Aufnahmelisten, Farbcodes und technische Statuswörter werden nicht ausgegeben.