Interne Ermittlung bei Exportkontroll- und Sanktionsverstoss

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: AWG, AWV, EU-Dual-Use-VO 2021/821, EU-Sanktionsverordnungen, ZollkodexUnion, IranEmbargoVO, RusslandSanktionenVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Mandantenfall

• Hinweisgeber meldet, dass Exportabteilung systematisch falsche HS-Codes zur Umgehung von Genehmigungspflichten verwendet.
• Zollpruefung deckt auf, dass drei Sendungen ohne BAFA-Genehmigung exportiert wurden; Umfang unklar.
• Banktransfer an russische Gegenpartei; Compliance identifiziert Sanktionspotenzial erst nach Ausfuehrung.

Erste Schritte

1. Legal Hold sofort einrichten: E-Mails, ATLAS-Daten, ERP-Exportdaten, interne Kommunikation sichern.
2. Untersuchungsauftrag und Untersuchungsrahmen durch Geschäftsführung oder Aufsichtsrat freigeben.
3. Untersuchungsteam zusammenstellen: externer Rechtsanwalt, interner Compliance, IT-Forensik.
4. Sachverhaltserstellung durch strukturierte Befragungen und Dokumentenanalyse.
5. Schadensquantifizierung: Anzahl Verstoesse, Zeitraum, beteiligte Personen, betroffene Gueter und Werte.
6. Abschlussbericht mit Empfehlung: freiwillige Offenlegung, Verteidigung oder beides.

Rechtsrahmen

• § 22 Abs. 4 AWG: Strafmilderung bei freiwilliger Offenlegung.
• § 130 OWiG: Aufsichtspflichtverletzung, Unternehmensgeldbuse.
• § 97 StPO: Beschlagnahmefreiheit anwaltlicher Unterlagen.
• § 14 AWG: Auskunftspflichten gegenueber Behörden.
• DSGVO Art. 6: Rechtsgrundlage für Mitarbeiterdatenzugriff bei Investigation.

Prüf-Raster

• Legal Hold umfasst alle relevanten Datenkategorien?
• Untersuchungsauftrag schriftlich erteilt und Rahmen definiert?
• Rechtsanwaltsprivileg für Investigation-Unterlagen sichergestellt?
• Mitarbeiterbefragungen mit Belehrungsprotokoll durchgefuehrt?
• Datenschutzrechtliche Grundlage für Datenzugriff geprueft?
• Schadensquantifizierung vollstaendig und belegbar?
• Abschlussbericht mit konkreter Empfehlung versehen?

Typische Fallstricke

• Legal Hold zu spaet eingeleitet; Beweise ueberschrieben oder Datenschutzloeschfristen abgelaufen.
• Interne Mitarbeiter untersuchen sich selbst; Interessenkonflikt.
• Investigation-Berichte ohne Anwaltsprivileg können von Behörden beschlagnahmt werden.
• Mitarbeiter ohne Belehrung über Aussageverweigerungsrecht befragt; spaetere Verwertungsprobleme.

Schnittstellen zu anderen Skills

Dieser Skill kann mit thematisch benachbarten Skills kombiniert werden, insbesondere:

• Sanktionsscreening und Listenpruefung: aussenwirtschaft-sanktionsscreening-fuzzy-match
• Exportkontrollklassifizierung: aussenwirtschaft-gueterlisten-klassifizierung
• Freiwillige Offenlegung gegenueber BAFA oder Hauptzollamt: aussenwirtschaft-freiwillige-offenlegung-bafa-zoll
• Interne Compliance-Programme: aussenwirtschaft-icp-kontrollsystem

Qualitaetsanforderungen

• Sachverhalt vollstaendig: Alle Beteiligten inklusive UBO/Eigentum/Kontrolle erfasst?
• Normverweise konkret: Artikel und Absatz zitiert, nicht nur Verordnungsnummer?
• Quellenstand datiert: Sanktionslisten, TARIC, Gueltigkeitsdaten dokumentiert?
• Sofortmassnahmen klar: Stop-Ship, Hold, Eskalation explizit benannt wenn Risiko rot?
• Audit-Trail vollstaendig: Entscheidung, Begruendung, Verantwortlicher, Frist?
• Output mandantentauglich: Kein Fachwort ohne Erläuterung für Compliance und Business?
• Vertraulichkeit: Mandatsgeheimnisse nicht in ungesicherte externe Systeme eingeben.

Quellen

• AWG auf gesetze-im-internet.de
• OWiG auf gesetze-im-internet.de
• BAFA Exportkontrolle
• Zoll.de Zollrecht